Un nouveau système basé sur l'intelligence artificielle développé chez Penn Medicine a triplé la vitesse de traitement des télécopies et réduit d'une semaine complète le processus d'admission des nouveaux patients, libérant ainsi des milliers d'heures de personnel. Le système, appelé coordn8, a été créé par le Penn Medicine Center for Health Care Transformation and Innovation (CHTI) et est détaillé dans un nouvel article publié cette semaine dans Catalyseur NEJM.
Même si la télécopie peut sembler une technologie désuète, dans le domaine des soins de santé, elle reste un outil de communication essentiel en raison des défis d'interopérabilité et des exigences de confidentialité HIPAA. Par exemple, au système de santé de l'Université de Pennsylvanie (UPHS), entre 8 000 et 9 000 télécopies sont traitées chaque jour. Coordn8 automatise la réception et le classement des documents télécopiés dans les dossiers de santé électroniques et permet aux patients de donner numériquement leur consentement à la publication des dossiers au lieu d'envoyer des formulaires par la poste.
La réduction du temps de traitement permet au personnel de se concentrer sur des activités davantage orientées vers les patients et entraîne une plus grande satisfaction au travail. En plus de cela, nous avons conçu cela de manière à ce que les membres de l’équipe puissent facilement se couvrir mutuellement. Les vacances ou les congés de maladie ne ralentiront plus le processus. »
Jency Daniel, DNP, MSN, RN, stratège principal en transformation chez CHTI
Des collaborateurs mobilisés avec efficacité
Au cours d'une période pilote de neuf mois en 2023, l'équipe CHTI a interrogé le personnel clinique à l'aide de coordn8 et a constaté que leur satisfaction à l'égard du nouveau processus d'admission des patients est passée de 35 à 60 % en seulement deux semaines. En outre, une enquête auprès des utilisateurs de coordn8 a révélé la même amélioration (35 à 60 %) de leur « score d'effort », une mesure de ce que le personnel pensait de l'effort requis pour classer avec succès les fax entrants dans le dossier médical électronique.
Le temps de traitement des télécopies sous coordn8 est passé d'une moyenne de deux minutes à environ 40 secondes. Ainsi, pour 100 000 fax traités (un nombre atteint désormais tous les 11 à 12 jours chez Penn Medicine), le personnel pourrait gagner 2 300 heures de temps qui pourraient être consacrées à d'autres tâches critiques.
Le consentement numérique accélère la collecte d’informations
Les gains de temps se sont poursuivis grâce à un processus coordonné visant à obtenir le consentement des patients pour partager des informations de santé antérieures, telles que les résultats de tests et d'analyses.
Au début de chaque processus d'admission d'un nouveau patient, de nombreux organismes de soins de santé exigent un formulaire de divulgation d'informations signé, ce qui signifie souvent un morceau de papier envoyé par la poste. En moyenne, il a fallu une semaine pour traiter cette demande à l'UPHS. La numérisation du consentement (maintenant appelée eDisclosure) a réduit à la fois les étapes requises par un patient et le temps nécessaire pour transmettre le formulaire réel de l'UPHS au patient et vice-versa.
En envoyant la divulgation électronique par message texte – grâce à la plateforme Way to Health de Penn Medicine – l'équipe coordn8 a réduit de 85 % le temps nécessaire pour obtenir la signature d'un patient. Cela a permis au personnel de se rendre au travail pour acquérir des informations sur la santé six jours plus tôt qu'auparavant, augmentant ainsi la satisfaction du personnel de 41 pour cent à 90 pour cent. Les patients peuvent toujours obtenir un formulaire papier s’ils le souhaitent.
Expansion
Alors que le Catalyseur NEJM Le document décrit la mise en œuvre initiale dans plus de 150 lignes de fax dans de nombreux départements différents de l'UPHS, coordn8 étend son traitement des fax et son formulaire de divulgation électronique pour couvrir les services ambulatoires de Penn Medicine.
En un peu plus d'un an et demi d'utilisation, coordn8 a atteint une moyenne de plus de 3 000 fax par jour et a permis d'économiser au total 8 500 heures de personnel. Une telle expansion est probablement attrayante pour d’autres systèmes de santé, petits et grands, qui cherchent à libérer leur personnel. Mais son application stratégique sera importante.
« Pour les autres systèmes de santé qui cherchent à appliquer cela, il est essentiel d'identifier les départements ayant les besoins les plus élevés et la plus grande volonté de participer », a déclaré Yevgeniy Gitelman, MD, responsable des logiciels personnalisés chez CHTI et directeur adjoint de l'information médicale chez Penn Medicine. « Si d'autres acteurs d'un système de santé peuvent voir leurs collègues prospérer, cela augmentera l'adhésion et contribuera à mieux étendre un service comme celui-ci, augmentant ainsi son impact. »
